Sut rydym yn defnyddio eich data i gael cyngor

Mae’r adran hon yn ymdrin â sut rydym yn defnyddio’ch data i roi cyngor i chi.

Am gyngor cyffredinol a rhaglenni cyngor a ariennir yn genedlaethol gan gynnwys

am ba mor hir y cedwir eich gwybodaeth, gweler hysbysiad preifatrwydd

cenedlaethol Cyngor ar Bopeth.

______________________

Sut rydym yn casglu eich gwybodaeth

Rydym yn casglu eich data ar gyfer cyngor drwy'r dulliau canlynol:

• Pan fyddwch yn ymweld â'n swyddfeydd ac yn llenwi ffurflen gofrestru cleient

• Pan fyddwch yn ein ffonio i ofyn am gyngor

• Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy ein gwefan gan ddefnyddio ffurflen gysylltu

• Pan fyddwch chi'n cysylltu â ni trwy SMS (neges destun), Messenger neu WhatsApp

• Pan fyddwch yn cael eich cyfeirio atom gan sefydliad arall

Pan fyddwch chi'n cael cyngor trwy unrhyw un o'r dulliau uchod, bydd ein

cynghorydd yn cofnodi'ch holl wybodaeth, gohebiaeth, a nodiadau am eich problem

i'n systemau rheoli achosion diogel. Efallai y bydd rhywfaint o’ch gwybodaeth hefyd

yn cael ei chadw o fewn ein systemau e-bost a TG diogel.  

______________________

Pan fyddwch yn cysylltu â ni drwy ein gwefan gan ddefnyddio ffurflen gysylltu

Pan fyddwch yn cysylltu â ni trwy ein gwefan gan ddefnyddio ffurflen gyswllt, caiff

eich ymholiad ei anfon ymlaen i gyfeiriad e-bost diogel ar gyfer y tîm sy'n berthnasol

i'ch ymholiad. Yna byddwn yn ychwanegu copi o'ch ymholiad at ein system rheoli

achosion ac yn dileu'r e-bost. Mae eich ymholiad ffurflen gyswllt hefyd yn aros ar

ein gweinydd gwefan diogel. Yna caiff ymholiadau eu dileu o'r gweinydd yn

rheolaidd. 

______________________

Pan fyddwch chi’n cysylltu â ni ar WhatsApp

Rydym yn defnyddio platfform cyfathrebu WhatsApp.

Mae unrhyw ddata a anfonir drwy’r platfform WhatsApp yn cael ei brosesu a’i storio

hefyd gan WhatsApp a’u rhiant-gwmni, Meta. Mae negeseuon ar y ddyfais y cânt eu

hanfon ohoni neu eu derbyn arni’n cael eu dileu unwaith y maent wedi derbyn sylw.

Mae negeseuon WhatsApp yn defnyddio amgryptiad o un pen i’r llall. Mae negeseuon

yn cael eu dileu’n awtomatig oddi ar weinydd WhatsApp ar ôl 30 diwrnod a dim ond

yn cael eu cadw ar y ddyfais y maen nhw’n cael eu hanfon ohoni neu eu derbyn arni

hyd nes y byddent yn cael eu dileu.

______________________

Pan fyddwch yn cael eich cyfeirio atom gan sefydliad arall

Rydym yn defnyddio system o'r enw Refernet os bydd angen i ni eich cyfeirio at

sefydliad arall neu os bydd sefydliad arall yn eich cyfeirio atom.

Os cewch eich cyfeirio trwy Refernet, bydd eich gwybodaeth yn cael ei storio'n

ddiogel ar y system Refernet. Rydym yn cadw eich gwybodaeth ar Refernet am

flwyddyn o'r dyddiad y cewch eich cyfeirio. Ar ôl blwyddyn, caiff eich gwybodaeth ei

dileu o'r system Refernet. Fodd bynnag, gall unrhyw sefydliad partner penodol gadw

data personol a dynnwyd o Refernet yn hirach yn unol â chyfraith diogelu data.

Rydym hefyd yn derbyn cyfeiriadau gan sefydliadau eraill trwy e-bost. Os cewch

eich cyfeirio atom trwy e-bost, ychwanegir copi o'r atgyfeiriad at ein system rheoli

achosion ddiogel. Yna byddwn yn dileu'r e-bost unwaith y bydd yr atgyfeiriad wedi'i

drin/cwblhau.  

______________________

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu

Byddwn ond yn gofyn am wybodaeth sy'n berthnasol. Yn dibynnu ar yr hyn yr

hoffech gael cymorth ag ef, gallai hyn gynnwys:

• eich enw a’ch manylion cyswllt – fel y gallwn gadw mewn cysylltiad â chi

  ynglŷn â’ch achos

• gwybodaeth bersonol – er enghraifft am deulu, gwaith, neu amgylchiadau

  ariannol, neu os ydych yn agored i niwed neu mewn perygl o niwed

• manylion am wasanaethau a gewch sy'n achosi problemau i chi – fel ynni neu

  bost

• manylion eitemau neu wasanaethau rydych chi wedi'u prynu a masnachwyr

  rydych chi wedi delio â nhw

• gwybodaeth fel eich rhyw, ethnigrwydd neu gyfeiriadedd rhywiol.

I ddarganfod mwy am ba wybodaeth rydym yn ei chasglu, gweler ein hysbysiad

preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth.

______________________

Ar gyfer beth rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

Y prif reswm pam ein bod yn gofyn am eich gwybodaeth yw er mwyn darparu

gwybodaeth a chyngor i chi er mwyn helpu i ddatrys eich problem. 

Rydym hefyd yn defnyddio eich gwybodaeth:

• at ddibenion hyfforddi ac ansawdd

• i ymchwilio i gwynion

• i’n helpu i wella ein gwasanaethau

• i amddiffyn hawliadau cyfreithiol

• i helpu i sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch i chi

I gael gwybod mwy am sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth, gweler ein

hysbysiad preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth.

______________________

Ein polisi cyfrinachedd

Yng Nghyngor ar Bopeth mae gennym bolisi cyfrinachedd sy’n nodi na fydd unrhyw

beth a ddywedwch wrthym fel rhan o gyngor yn cael ei rannu y tu allan i rwydwaith

Cyngor ar Bopeth oni bai eich bod yn rhoi eich caniatâd i ni wneud hynny.

Mae rhai eithriadau i hyn megis yr angen i rannu:

• atal risg uniongyrchol o niwed i unigolyn

• mewn amgylchiadau dethol os yw er lles gorau'r cleient

• lle mae’r gyfraith yn ein gorfodi i wneud hynny (e.e. gorchymyn llys neu fodloni datgeliadau statudol)

• lle mae budd cyhoeddus tra phwysig megis atal niwed yn erbyn rhywun neu ymchwilio i drosedd

• i amddiffyn yn erbyn cwyn neu hawliad cyfreithiol

• i ddiogelu ein henw a'n henw da er enghraifft i ddarparu ein hochr ni o stori a adroddwyd yn y wasg

______________________

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth

Gyda'ch caniatâd, efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau eraill i

helpu i ddatrys eich problem(au). Mae’r math o sefydliadau yr ydym yn cyfeirio pobl

atynt yn cynnwys (ond heb fod yn gyfyngedig iddynt) – Gwasanaeth Eiriolaeth

Gogledd Ddwyrain Cymru, Shelter Cymru, Banc Bwyd Sir y Fflint, Cyngor Sir y Fflint,

swyddfa Cyngor ar Bopeth Leol arall, DASU.

Os byddwch yn gofyn i ni weithredu ar eich rhan efallai y bydd angen i ni rannu

rhywfaint o'ch gwybodaeth â sefydliadau eraill - byddwn bob amser yn dweud

wrthych pan fyddwn yn gwneud hyn a dim ond gyda'ch caniatâd penodol chi. Er

enghraifft, os byddwn yn cysylltu â'ch credydwyr ynghylch eich dyledion, efallai y

bydd angen i ni rannu eich enw, cyfeiriad a manylion ariannol gyda nhw.

I gael rhagor o wybodaeth am bwy y gallem rannu eich gwybodaeth â nhw, gweler

ein hysbysiad preifatrwydd cenedlaethol Cyngor ar Bopeth.

______________________

Ein sail gyfreithlon ar gyfer defnyddio eich gwybodaeth

Rydym yn defnyddio’r seiliau cyfreithlon canlynol i ddefnyddio’ch gwybodaeth i’ch

helpu i ddatrys eich problem(au):

Buddiant cyfreithlon – Mae gennym fuddiant cyfreithlon i roi cyngor i chi.

Mae gennym hefyd fuddiant cyfreithlon i:

• sicrhau ein bod yn bodloni ansawdd a safonau priodol yn ein cyngor i

  gleientiaid

• amddiffyn hawliadau cyfreithiol

• ymchwilio i gwynion a gweithredu gwersi a ddysgwyd ohonynt

• sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch

• hyrwyddo tegwch ac amrywiaeth yn ein gwasanaeth.

Sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol – Lle rydym yn eich helpu i

sefydlu eich hawliau cyfreithiol, er enghraifft mewn perthynas â budd-daliadau.

Hefyd, lle rydym yn ymchwilio i gwynion, amddiffyn yn erbyn hawliadau cyfreithiol,

yn helpu i sicrhau bod ein gwasanaeth yn hygyrch ac i hyrwyddo tegwch ac

amrywiaeth yn ein gwasanaeth.

Budd Cyhoeddus Sylweddol (darparu cwnsela, cyngor neu gymorth cyfrinachol) –

Lle rydym yn darparu cyngor i chi nad yw’n ymwneud â’ch hawliau cyfreithiol, er

enghraifft mewn perthynas â’ch lles.

Buddiannau hanfodol – Lle gall bywyd person fod mewn perygl.